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Automatisation du flux de travail expliquée et 6 meilleurs logiciels de flux de travail pour 2022

Workflow Automation Explained & 6 Best Workflow Software for 2022

 

La saisie manuelle des données peut être l’une des tâches les plus fastidieuses et les plus inefficaces du monde de l’entreprise. Non seulement cela vous endort, mais cela gaspille également un temps et des ressources précieux, réduisant votre productivité en morceaux.

Selon Zapier, 94 % des travailleurs effectuent des tâches chronophages et répétitives. Heureusement, il existe une technologie capable d’automatiser ces tâches abrutissantes, en éliminant les erreurs humaines et en vous permettant de vous concentrer sur le travail qui compte vraiment : l’automatisation du flux de travail.

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En tirant parti des processus autonomes qui exécutent des tâches manuelles, l’automatisation des flux de travail peut aider votre entreprise à gagner du temps et de l’argent, à réduire les erreurs et à augmenter la productivité.

Table des matières

Comment fonctionne l’automatisation du flux de travail ?

L’automatisation du flux de travail repose généralement sur une série d’instructions if/then pour déclencher une autre tâche. Il se ramifie ensuite en fonction de l’action entreprise par un prospect, un employé ou une autre partie prenante.

Passons en revue un exemple de flux de travail pour transformer une soumission de formulaire en opportunité de transaction.

  • Un visiteur du site Web soumet un formulaire.
  • L’action inscrit automatiquement le visiteur dans une campagne goutte à goutte. Il crée une nouvelle offre et définit le statut sur “Nouveau”.
  • Le premier e-mail de la campagne de goutte à goutte est envoyé au prospect, demandant de planifier une réunion.
  • Le lead clique sur le planificateur de réunion et crée un rendez-vous.
  • Un e-mail de remerciement est envoyé au prospect, confirmant la date et l’heure.
  • Le CRM crée une nouvelle tâche et l’affecte à un commercial.
  • Le commercial contacte ensuite personnellement, mettant fin au flux de travail automatisé.

Voici à quoi peut ressembler un workflow du début à la fin.

Exemple d'automatisation de workflow dans HubSpotSource des images

Presque tous les départements de votre entreprise peuvent bénéficier de l’automatisation des flux de travail. Qu’il s’agisse de marketing, de ressources humaines ou de finances, la technologie peut vous aider à travailler plus intelligemment, et non plus durement.

Ci-dessous, nous aborderons certains des exemples d’automatisation de flux de travail les plus populaires.

L’automatisation des flux de travail peut être utilisée dans pratiquement n’importe quelle équipe et dans n’importe quel scénario d’entreprise. Bien qu’il soit principalement lié au marketing et aux ventes, il peut également être utilisé dans le service client, les opérations, les ressources humaines et les finances.

Automatisation du flux de travail marketing

Exemple d'automatisation du workflow marketing dans HubSpot

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Certaines des tâches les plus répétitives du marketing, telles que l’envoi d’e-mails et la publication de mises à jour sur les réseaux sociaux, peuvent être automatisées grâce à l’automatisation du flux de travail. Avec un logiciel d’automatisation du marketing, vous pouvez planifier l’intégralité de votre calendrier de médias sociaux et configurer des flux de travail qui nourrissent certains types de prospects avec des offres par e-mail.

Les workflows automatisés en marketing incluent :

  • Abonnement d’un utilisateur à une campagne de goutte à goutte lorsqu’il télécharge une ressource à partir de votre site Web
  • Accueillir un utilisateur dans votre entreprise après l’achat d’un produit
  • Rappeler à un utilisateur de passer à la caisse après avoir ajouté divers articles à son panier
  • Planification des publications sur les réseaux sociaux sur plusieurs plateformes
  • Répartition des tâches marketing entre les membres de l’équipe

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Automatisation du flux de travail des ventes

Exemple d'automatisation du workflow de vente dans HubSpot

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L’automatisation du flux de travail des ventes rationalise les tâches fastidieuses de gestion des leads et des prospects, afin que les commerciaux puissent se concentrer sur la vente, et non sur la saisie de données. En plus de suivre automatiquement les prospects via le pipeline en fonction de leurs actions, un flux de travail de vente automatisé peut inscrire des prospects dans des campagnes de goutte à goutte et mettre à jour les étapes de la transaction au fur et à mesure que la transaction progresse.

Les tâches automatisées dans les ventes incluent :

  • Placer chaque prospect à une étape différente du pipeline lorsqu’il entreprend une certaine action
  • Retirer un prospect du pipeline s’il a cessé de répondre aux e-mails
  • Envoi d’un e-mail d’introduction d’un commercial à un prospect après avoir téléchargé un ebook
  • Mettre à jour l’étape de la transaction une fois que le prospect a programmé un rendez-vous ou une réunion
  • Créer des tâches pour les commerciaux une fois qu’un prospect a programmé une réunion

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Automatisation du flux de travail du service client

Exemple d'automatisation du workflow du service client dans HubSpot

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L’automatisation des flux de travail est incroyablement utile dans le service client. Outre le lancement d’enquêtes, l’automatisation du flux de travail peut prendre en charge les tickets, les cas et les questions courantes en envoyant une série d’e-mails ou en créant des tâches.

Les tâches automatisées du service client incluent :

  • Création d’un nouveau ticket dans le système lorsque quelqu’un vous contacte via les réseaux sociaux ou par e-mail
  • Intégration des clients avec une série d’e-mails utiles
  • Envoi d’enquêtes NPS® et inscription dans différentes campagnes par e-mail en fonction de leur notation
  • Attribuer aux tickets une étiquette de priorité en fonction du ton du message ou de l’e-mail
  • Résolution et archivage des tickets une fois qu’une résolution a été atteinte

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Automatisation du flux de travail des opérations

Exemple d'automatisation du workflow des opérations dans HubSpot

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Les opérations sont la pierre angulaire de toute organisation et elles peuvent également être automatisées pour réduire les instances de saisie manuelle des données.

Les tâches automatisées dans les opérations comprennent :

  • Supprimer les doublons une fois qu’ils ont été détectés ou fusionner deux propriétés si elles sont identiques
  • Gestion des autorisations d’équipe pour les nouveaux membres de l’équipe
  • Établir des priorités pour les différents processus de l’entreprise
  • Compilation automatique des rapports à la fin de chaque trimestre
  • Création de tâches dans des outils tiers tels qu’Asana, Slack ou Zoom

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Automatisation du flux de travail des ressources humaines

Au lieu de devoir saisir manuellement toutes les informations personnelles de vos nouvelles recrues – comme les adresses, les numéros de sécurité sociale et d’autres informations sur les employés dans les systèmes de paie, de dépenses et d’assurance – le logiciel d’automatisation des RH peut le faire pour vous en quelques minutes.

Les tâches automatisées dans les ressources humaines comprennent :

  • Supprimer des candidats de la base de données s’ils sont inactifs depuis un certain temps
  • Envoi d’e-mails aux candidats qui n’ont pas atteint le tour final
  • Filtrage des candidats avec certains mots-clés dans leur historique d’emploi
  • Envoi de W2 aux employés actuels
  • Recueillir les commentaires des employés après qu’ils aient été dans l’entreprise pendant une période de temps

Automatisation du flux de travail financier

Exemple d'automatisation du workflow financierSource des images

En vous permettant de créer des formulaires, de concevoir des flux de travail et de suivre les processus, le logiciel d’automatisation des processus financiers peut rationaliser toutes vos demandes de voyage, remboursements et approbations de budget.

Les tâches automatisées en finance comprennent :

  • Suivre un processus d’approbation des dépenses du début à la fin
  • Gestion des approbations des fournisseurs et des contrats
  • Attribuer des priorités aux demandes ACH et télégraphiques
  • Gestion des demandes de frais de déplacement en fonction du lieu et de l’activité
  • Approuver les budgets en fonction d’un ensemble prédéterminé de paramètres

Maintenant que vous savez tout sur l’utilisation des flux de travail automatisés, examinons les meilleurs outils que vous pouvez utiliser.

Meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail en 2022

1. HubSpot : le meilleur logiciel d’automatisation de flux de travail tout-en-un

Logiciel d'automatisation des workflows : HubSpot

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Le logiciel de marketing, de vente, de service et d’exploitation de HubSpot fonctionne sur une plate-forme unique, ce qui en fait l’un des meilleurs choix pour l’automatisation des flux de travail tout-en-un. Tout est lié, ce qui vous permet d’aligner tous les processus de vos équipes et de réduire les frictions d’une tâche à l’autre.

Vous pouvez facilement transférer des prospects du marketing aux ventes, connecter un ticket de service à un enregistrement de contact existant et nettoyer les données client, le tout sur une seule plateforme conviviale.

Idéal pour : HubSpot est fortement recommandé pour les entreprises en croissance qui n’ont pas encore essayé l’automatisation des flux de travail et pour les entreprises avec des processus établis. Vous pouvez commencer avec un abonnement Starter, puis effectuer une mise à niveau au fur et à mesure que vous avez besoin de plus de fonctionnalités. Particulièrement recommandé pour les départements marketing, ventes, service et opérations.

Tarification pour Marketing Hub : Gratuit ; 50 $/mois (démarrage) ; 890 $/mois (professionnel) ; 3 200 $/mois (Entreprise)

Tarification pour Sales Hub : Gratuit ; 50 $/mois (démarrage) ; 500 $/mois (professionnel) ; 1 200 $/mois (Entreprise)

Tarification pour Service Hub : Gratuit ; 50 $/mois (démarrage) ; 400 $/mois (professionnel) ; 1 200 $/mois (Entreprise)

Tarification pour Operations Hub : Gratuit ; 50 $/mois (démarrage) ; 800 $/mois (Professionnel)

2. Nintex : meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail d’entreprise

Logiciel d'automatisation du flux de travail : NintexAvec plus de 3 millions d’applications de flux de travail fonctionnant actuellement sur sa plate-forme, Nintex aide plus de 8 000 entreprises clientes à gérer, automatiser et optimiser leurs processus métier, sans aucune expérience de codage requise.

En offrant une multitude d’outils d’automatisation des flux de travail, tels que la cartographie des processus, les flux de travail avancés et l’intelligence des processus, votre entreprise est en mesure de cartographier chacun de vos processus, de les exécuter et de surveiller leurs performances.

Idéal pour : Nintex est fortement recommandé pour les entreprises ayant des processus établis. C’est un logiciel robuste qui associe un outil de conception de flux de travail convivial à de puissantes intégrations qui connecteront chacune de vos applications. Particulièrement recommandé pour les services informatiques, juridiques, RH et financiers.

Prix ​​: 910$/mois (Standard); 1 400 $/mois (Entreprise)

3. Kissflow : le meilleur logiciel d’automatisation de flux de travail adapté aux débutants

Logiciel d'automatisation de workflow : Kissflow

Reconnu par plus de 10 000 entreprises, dont Domino’s, Michelin et Pepsi, Kissflow propose un logiciel d’automatisation des flux de travail tout-en-un qui permet à votre entreprise de créer des flux de travail qui automatisent les tâches de vos départements des ressources humaines, des ventes, des finances, de l’administration, du marketing et des achats. .

Avec plus de 50 applications de gestion des processus métier préinstallées, telles que les dépenses et les bons de commande, les conditions et les déclencheurs, et les tableaux de bord de reporting pour vos flux de travail, Kissflow peut rationaliser presque tous vos processus métier.

Idéal pour : Kissflow est fortement recommandé pour les petites entreprises qui commencent tout juste à essayer l’automatisation des flux de travail. La simplicité et la convivialité de l’outil faciliteront le démarrage de l’automatisation des processus. Particulièrement recommandé pour les services achats, RH et finances.

Tarification : 200 $/mois (de base) ; 495 $/mois (avancé) ; 1 900 $/mois (entièrement chargé)

4. Integrify : le meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail d’administration au quotidien

Logiciel d'automatisation de workflow : Integrify

Integrify est un logiciel d’automatisation de flux de travail qui vous permet de créer des flux de travail dans un générateur de glisser-déposer et d’exécuter des flux parallèles ou séquentiels. En pouvant collaborer sur des tâches et des demandes, tester vos processus et configurer des rappels, vous pouvez facilement rationaliser vos processus métier et automatiser les tâches manuelles.

Integrify propose également des exemples de flux de travail et une base de connaissances utilisateur, une API ouverte basée sur le repos qui vous permet d’intégrer des bases de données externes et la possibilité d’importer et d’exporter des données à partir d’Excel et même de PDF.

Idéal pour : Integrify est fortement recommandé pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à automatiser les tâches quotidiennes. Son “Process Builder” par glisser-déposer permet de suivre un processus du début à la fin de manière simple et facile. Particulièrement recommandé pour les services administratifs.

Tarification : Tarification disponible sur demande

5. Zapier : meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail pour connecter des applications

Logiciel d'automatisation de flux de travail : Zapier

Avec la possibilité de se connecter et de partager des données avec plus de 1 000 applications Web, telles que Facebook, QuickBooks et Google Drive, Zapier peut automatiser presque tous les types de processus métier. Tout ce que vous avez à faire est de créer un flux de travail dans leur éditeur, de choisir les applications que vous souhaitez inclure dans votre flux de travail et de le concevoir.

Par exemple, si vous souhaitez pouvoir enregistrer toutes vos pièces jointes dans Dropbox, vous pouvez concevoir un flux de travail qui copie automatiquement toute pièce jointe de votre boîte de réception Gmail vers Dropbox, puis vous envoie un message Slack concernant le téléchargement.

Idéal pour : Zapier est fortement recommandé pour les indépendants et les petites et moyennes entreprises qui utilisent une grande variété d’outils qui ne communiquent pas entre eux. Par exemple, si vous utilisez MailChimp pour envoyer des e-mails et Typeform pour collecter des prospects, vous pouvez connecter ces deux outils à l’aide de Zapier. Particulièrement recommandé pour les départements de marketing et de service.

Prix ​​: Gratuit ; 19,99 $/mois (démarrage) ; 49 $/mois (Professionnel)

6. Flokzu : Meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail de gestion de projet

Logiciel d'automatisation du flux de travail : Flokzu

Sans écrire de code, Flokzu vous permet de créer des tâches, des délais, des règles métier et des notifications. Leur logiciel envoie également les tâches en attente à chacune des boîtes de réception des destinataires de votre projet et, à mesure que chaque étape d’un flux de travail est terminée, il attribue automatiquement chaque nouvelle tâche à un utilisateur ou à un rôle.

De plus, Flozku propose un tableau de bord de reporting qui affiche vos processus métier

les performances et les mesures, comme le nombre de tâches actuellement retardées, les tâches attribuées à chaque utilisateur et rôle, les tâches terminées et le temps pris par chaque tâche, ce qui vous donnera les données nécessaires pour affiner et optimiser vos futurs flux de travail.

Idéal pour : Flokzu est fortement recommandé pour les équipes individuelles qui souhaitent optimiser leur gestion du temps et le flux de travail des tâches. Une caractéristique clé de cet outil est que les utilisateurs recevront les tâches en attente dans leur boîte de réception, ce qui en fait un excellent outil de gestion de projet. Recommandé pour toute équipe.

Prix ​​: Gratuit ; 19,99 $/mois (démarrage) ; 49 $/mois (Professionnel)

L’automatisation du flux de travail vous aidera à mieux vous développer

L’automatisation des flux de travail est essentielle pour les entreprises qui souhaitent évoluer et se développer sans rien laisser passer entre les mailles du filet. En laissant la technologie effectuer des tâches manuelles, vous pouvez développer efficacement votre entreprise sans aucune difficulté de croissance.

Note de l’éditeur : cet article a été initialement publié en janvier 2019 et a été mis à jour pour être complet.

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